Xác định ưu tiên tuyệt đối
Mọi chiến lược quản lý thời gian đều phải bắt đầu từ việc xác định rõ ràng cái gì quan trọng và cái gì không. Quy tắc nền tảng chính là ma trận Eisenhower, nơi mọi nhiệm vụ được phân loại theo hai trục: khẩn cấp và quan trọng.
Công việc khẩn cấp và quan trọng phải được làm ngay. Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp cần được lên lịch và bảo vệ vì đây là nhóm tạo ra giá trị dài hạn. Những việc khẩn cấp nhưng không quan trọng thì nên ủy quyền, còn những việc nằm ở góc không khẩn cấp và không quan trọng thì cần được xóa bỏ hoàn toàn.
Quy tắc nền tảng này còn được củng cố bằng định luật 80/20 (quy tắc Pareto), một chân lý kinh điển khẳng định rằng 80% kết quả chỉ đến từ 20% nỗ lực. Nhiệm vụ của chúng ta là xác định và tập trung toàn bộ năng lượng vào 20% công việc quan trọng nhất, chính là những việc mang lại kết quả cao nhất, đồng thời mạnh dạn bỏ qua phần lớn các yếu tố còn lại.
Tối đa hóa sự tập trung
Khi đã biết việc cần làm, hiệu suất thực thi trở nên tối quan trọng. Kỹ thuật Pomodoro là một công cụ tuyệt vời để chống lại sự trì hoãn, khuyến khích chúng ta làm việc tập trung cao độ trong các chu kỳ 25 phút xen kẽ với 5 phút nghỉ giải lao.
Phương pháp này giúp duy trì sự tập trung sâu và ngăn ngừa sự kiệt sức. Liên quan trực tiếp đến Pomodoro là time block và deep-work. Time block là việc phân chia thời gian thành các khối cố định cho từng loại hoạt động, bao gồm cả nghỉ ngơi và họp hành.
Trong các khối này, chúng ta cần dành riêng thời gian cho deep-work (làm việc sâu, không bị gián đoạn) để giải quyết những nhiệm vụ phức tạp và quan trọng nhất. Để đảm bảo khối deep-work đạt hiệu quả, chúng ta phải áp dụng quy tắc Eat The Frog (ăn ếch). "Con ếch" là nhiệm vụ khó khăn, kém hấp dẫn nhưng quan trọng nhất; việc giải quyết nó ngay lập tức vào buổi sáng sẽ tạo động lực tâm lý tích cực và giải phóng năng lượng cho cả ngày.
Cân bằng khối lượng công việc
Để quản lý dòng chảy công việc, bảng Kanban cung cấp một phương tiện trực quan để theo dõi tiến độ qua ba cột: cần làm, đang làm và hoàn thành. Việc này giúp kiểm soát số lượng công việc đang thực hiện cùng lúc, tối ưu hóa sự tập trung.
Một triết lý lập kế hoạch quan trọng khác là phương pháp lọ dưa chua (Big Pickle Jar Method). Phương pháp này ví von cuộc sống như một chiếc lọ cần được lấp đầy, và bạn phải ưu tiên đặt các Big Rocks (nhiệm vụ cốt lõi, quan trọng) vào trước, sau đó mới là Pebbles (nhiệm vụ bảo trì) và Sand (việc nhỏ, lặt vặt). Nếu bạn nhồi cát vào trước, bạn sẽ không còn chỗ cho những viên đá lớn. Để cân bằng khối lượng công việc hàng ngày, quy tắc 1-3-5 gợi ý một mục tiêu thực tế: hoàn thành 1 nhiệm vụ lớn, 3 nhiệm vụ vừa, và 5 nhiệm vụ nhỏ mỗi ngày.
Sức mạnh của việc nói “không”
Một người làm việc hiệu quả không chỉ biết cách làm tốt, mà còn biết cách không làm những việc vô giá trị. Quy tắc 2 phút là một công cụ tuyệt vời để dọn dẹp các công việc nhỏ: nếu một việc mất ít hơn 2 phút để hoàn thành, hãy làm nó ngay lập tức để tránh tích tụ và gây trì hoãn.
Tuy nhiên, đỉnh cao của việc loại bỏ chiến lược chính là quy tắc 5/25 của Warren Buffett. Sau khi liệt kê 25 mục tiêu quan trọng, bạn phải chọn ra 5 mục tiêu hàng đầu và cam kết tập trung toàn bộ năng lượng vào chúng. 20 mục tiêu còn lại phải được gạch bỏ và tránh xa bằng mọi giá. Sức mạnh của quy tắc này nằm ở sự từ chối mạnh mẽ đối với những mục tiêu "tốt", để dành nguồn lực tuyệt đối cho những mục tiêu "vĩ đại".
Tóm lại, hệ thống 13 quy tắc này là sự kết hợp nhuần nhuyễn giữa việc lựa chọn chiến lược (Eisenhower, Buffett), tập trung thực thi (Pomodoro, Eat The Frog) và tổ chức công việc (Kanban, Lọ Dưa Chua). Để làm chủ thời gian, chúng ta cần bắt đầu bằng việc phân loại công việc, sau đó bảo vệ thời gian deep-work của mình và không ngừng loại bỏ những việc làm lãng phí năng lượng.
